Hier vorne, schau mal
Welche Baustelle?
Eichenweg. Oder Birkenstraße?
…
Der Polier schickt Fotos per WhatsApp.
Drei Monate später sucht jemand das Foto vom Riss in der Bodenplatte. Niemand findet es.
Die Baustelleim Griff.Ohne WhatsApp-Chaos.
MIA bündelt Chat, Videoanrufe, Dokumente, Aufgaben und Fotos jedes Projekts an einem Ort — auf einem eigenen Server, betrieben und gewartet durch Linos-IT. Bautagebuch entsteht nebenbei.
9:41●●● ▲ 87%
B⌄
Baustelle Eichenweg 12
Polier, Bauleiter, Architekt + 3
Heute · 07:42Aufgabe erstellt
Morgen, 10:00 · Thorsten + Bauleiter
Thorsten · Polier
Riss in der Bodenplatte gefunden. Schicke gleich Foto.IMG-3421.jpgMängel
Sie
Danke. Statiker informiert. Termin morgen 10 Uhr.▶ Aufgabe
Statiker-Termin Eichenweg 12Morgen, 10:00 · Thorsten + Bauleiter
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Auto-sortiertin 1 Sek.
ein klickBautagebuch.
[ 01 ] Ausgangslage Drei typische Fälle
Das Problem
Kommt Ihnen das bekannt vor?
In jedem Projekt entstehen täglich hunderte Nachrichten, Fotos und Dokumente — verstreut über WhatsApp, E-Mail, Aktenordner und Handys. Drei Beispiele aus dem Alltag, die jeden Bauleiter Zeit und Nerven kosten.
Gewährleistungsfall — und keine Dokumentation.
Der Bauherr reklamiert. Sie brauchen Nachweise. Aber die Fotos sind auf dem alten Handy des Poliers, das es nicht mehr gibt.
Der Plan liegt im Büro — der Bauleiter steht auf der Baustelle.
Unterlagen ausgedruckt, vergessen, veraltet. Jedes Mal zurück ins Büro oder vor Ort suchen.
[ 02 ] Lösung Neun Bausteine
So funktioniert MIAEin Formular —
Ein Formular —
alles entsteht.
MIA ersetzt nicht Ihre Werkzeuge — sie verbindet sie. Sie arbeiten weiter mit dem, was Sie kennen (Chat, Foto, Kalender), nur am richtigen Ort. Die Ordnung entsteht im Hintergrund.
01
Auftragsanlage
Ein Formular — alles entsteht.
Neuer Auftrag? Formular ausfüllen. Chat-Raum, Kalender, Kanban-Board und Projektordner werden automatisch erstellt. Das zugewiesene Team bekommt sofort Zugriff — Sekunden statt Stunden.
BauvorhabenEichenweg 12, OS
AuftraggeberBV Müller GmbH
Start14.05.2026
Team+3
automatisch
✱Chat
▤Kalender
◧Aufgaben
▣Ordner
02
Kommunikation
Chat, Video, Sprachnachricht.
Pro Projekt ein Gruppen-Chat. Videoanruf direkt aus der App — auch mit Externen per Link, ohne App-Installation. Sprachnachrichten werden automatisch transkribiert (Whisper-KI) — kein Abspielen, einfach lesen.
Thorsten · Polier▶0:32▼ Transkript (Whisper)„Die Bewehrung ist fertig, Beton kommt morgen 7 Uhr. Bitte Statiker informieren, dass die Abnahme heute nicht mehr klappt."
03
Fotos & Suche
Fotos hochgeladen — automatisch einsortiert.
Handy-Fotos werden direkt in den Projektordner geladen. Alle 5 Minuten räumt MIA den Chat auf: Bilder → 03_Fotos, PDFs → 04_Korrespondenz. Volltextsuche findet sogar Texte in Bildern und PDFs (OCR).
EICHENWEG
EICHENWEG
BIRKENSTR.
EICHENWEG
BIRKENSTR.
EICHENWEG
LINDENPL.
EICHENWEG
EichenwegBirkenstr.MängelOCR · „Riss"+ 12
04
Ordnung
Saubere Ordnerstruktur — jedes Mal.
Jedes Projekt bekommt dieselben sieben Ordner. Neuer Polier übernimmt — und findet sich sofort zurecht. Word, Excel, PowerPoint direkt im Browser bearbeiten (Collabora Office). Versionen jederzeit wiederherstellbar.
01Pläne
02Protokolle
03Fotos
04Korrespondenz
05Rechnungen
06Talk-Uploads
07Tagebuch
05
Bautagebuch
Bautagebuch per Knopfdruck.
Auf Knopfdruck bündelt MIA Wetter (DWD), Termine, Aufgaben, Chatverläufe und Dokumente zu einem PDF — für jeden Zeitraum. Beweissicher in 07_Tagebuch abgelegt. Gewährleistungsfall? In zehn Sekunden zur Hand.
SIGNIERT
Bautagebuch · Mai 2026
Eichenweg 12, OS
Inhalt
128 Nachrichten · 47 Fotos
23 Termine · 14 Aufgaben
23 Termine · 14 Aufgaben
Wetter integriert
DWD-Daten, ortsgenau
06
Externe
Externe einbinden — ohne Account.
Subunternehmer lädt Fotos hoch, Architekt holt sich Pläne, Behörde bekommt ein einzelnes Dokument. Per Link, mit Passwort und Ablaufdatum. File Drop: Externe können hochladen, ohne zu sehen, was schon da ist. Keine App, kein Account.
07
Zeiterfassung
Zeitmessung per Kartenzug.
Karte in die Spalte „⏱ Zeiterfassung läuft" ziehen — Kimai bucht die Arbeitszeit automatisch auf das richtige Projekt und die Tätigkeit. Kein zweites Login, kein manuelles Eintragen. Kolonnenerfassung: Ein Zug — der gesamte Trupp wird gleichzeitig gebucht. Projekte und Mitarbeiter werden automatisch synchronisiert. Auswertungen jederzeit in Kimai: pro Projekt, pro Mitarbeiter, Excel-Export für die Lohnabrechnung.
Tätigkeiten
Erdarbeiten
Mauerwerk
Dacharbeiten
⏱ Zeiterfassung läuft
Betonarbeiten
✓ Kimai bucht automatisch · Baustelle Eichenweg 12
08
Aufgaben & Planung
Kanban, Gantt, Zuständigkeiten — in einem Board.
Jedes Projekt hat ein Aufgaben-Board mit drei Spalten: Offen, In Arbeit, Erledigt. Aufgaben werden einzelnen Personen zugewiesen — mit Fälligkeitsdatum und Priorität. MIA benachrichtigt automatisch per Chat, sobald eine Aufgabe zugewiesen oder abgehakt wird. Das Gantt-Diagramm zeigt alle Aufgaben auf der Zeitachse — wer macht was, und bis wann.
Offen
Schalung
In Arbeit
Bewehrung
Erledigt
☑ Erdarbeiten
☑ Bodenplatte
Benachrichtigung gesendet · K. Maier · „Bewehrung" zugewiesen
Gantt · Eichenweg 12 · Juli 2026
Erdarbeiten
fertig
Bewehrung
läuft
Schalung
geplant
Dach
offen
09
Automatisierungen
MIA passt sich an Ihr Unternehmen an — nicht umgekehrt.
Jedes Bauunternehmen arbeitet anders. Deshalb lässt sich MIA durch Automatisierungen individuell einrichten. Wiederkehrende Aufgaben laufen von allein — Ihr Team macht das, was wirklich zählt.
◉
Betonage-Termin in Kalender eingetragen
→ Chat-Nachricht + Mischungsvorgabe an alle Poliere, 24 h vorher
◉
Subunternehmer lädt Fotos hoch
→ Aufgabe „Abnahme prüfen" für Bauleiter erstellt
◉
Freitag 16:00 Uhr
→ Wochenbericht als PDF per E-Mail an die Geschäftsleitung
◉
Neuer Mitarbeiter zur Baustelle hinzugefügt
→ Chat, Ordner, Kalender, Aufgaben — sofort bereit
Was in Ihrem Betrieb immer wieder dieselbe Handarbeit kostet — wir richten die Automatisierung dafür ein.
SmartphoneiOS · Android — Auto-Foto-Upload, Push, Offline-Modus
DesktopWindows-Explorer / macOS-Finder — Sync wie eine Festplatte
KalenderDAVx⁵ (Android) · nativer iPhone-Kalender · Outlook
RollenGeschäftsleitung · Bauleitung · Polier · Team
Das sind neun Bausteine. Aber MIA denkt weiter — wir zeigen Ihnen, was in Ihrem Betrieb noch möglich ist.
Direktvergleich
Warum nicht einfach WhatsApp?
Die ehrliche Antwort: Für „kurz mal Bescheid sagen" reicht WhatsApp. Für ein Unternehmen im Baugewerbe, das Gewährleistungsfälle übersteht und Personalwechsel verkraftet, eher nicht.
KriteriumWhatsAppMIA
DatenschutzDaten bei Meta (USA)✓ Eigener Server, Deutschland
Dateiablage30 Tage, dann weg✓ Dauerhaft & versioniert
StrukturKeine — alles ein Strang✓ Automatisch nach Projekt
SucheEingeschränkt✓ Volltext inkl. Bilder & PDFs (OCR)
Rollen & RechteKeine✓ 4 Rollen, feingranular
Externe einbindenPrivatnummern nötig✓ Link-Freigabe, kein Account
BautagebuchNicht vorhanden✓ PDF auf Knopfdruck
PersonalwechselChat-Historie weg✓ Projekt bleibt vollständig
ZeiterfassungNicht vorhanden✓ Kartenzug — automatisch in Kimai gebucht
AufgabenplanungKeine — WhatsApp-Notiz✓ Kanban + Gantt + Zuweisung + Benachrichtigung
AnpassbarkeitKeine✓ Automatisierungen auf Ihren Betrieb abgestimmt
[ 03 ] Daten & Hosting Drei Versprechen
SicherheitIhre Daten
Ihre Daten
gehören Ihnen.
MIA basiert auf Nextcloud — der führenden selbst-gehosteten Collaboration-Plattform — und läuft auf einem Server, den Linos-IT exklusiv für Ihr Unternehmen betreibt. Kein WhatsApp, kein Microsoft, kein Google. Kein eigener IT-Administrator nötig.
Eigener Standort
in Deutschland.
Ihre Daten liegen auf einem deutschen System. Keine amerikanische Cloud, kein Datentransfer ins Ausland, keine fremden Behördenzugriffe.
DSGVO-konform
von Grund auf.
Volle Kontrolle über alle Daten. Keine Werbung, kein Tracking, kein Weiterverkauf. Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive.
Keine
Abhängigkeit.
Keine Lizenzkosten pro Nutzer. Keine Vertragslaufzeit. Sie können jederzeit alle Daten exportieren und mitnehmen. Wir verdienen uns Sie jeden Monat neu.
[ 04 ] Investition Ein Preis, alles drin
PreisAlles drin.
Alles drin.
Ein Preis.
Keine Pakete, keine versteckten Kosten pro Nutzer, kein „Enterprise-Tarif". Jeder Kunde bekommt das volle System — der Preis richtet sich nach Ihrer Teamgröße.
MIA — Vollversion
ab120 €/ Monat netto
Einrichtung
ab 800 € einmalig
Vertragslaufzeit
Monatlich kündbar
Zwei Komponenten: eine monatliche Service-Pauschale für Betrieb, Updates und Support — plus die tatsächlichen Hosting-Kosten für Ihren dedizierten Server. Keine Lizenz pro Nutzer, keine versteckte Nutzerzählung.
Preisbeispiel · dedizierter Server · alle Module enthalten
Inklusive
Alle Funktionen. Ohne Sternchen.
- Hosting in Deutschland
- Tägliche Backups
- Alle Updates inklusive
- Support via MIA
- Einrichtung & Ersteinweisung
- Unbegrenzte Projekte
Zeiterfassung (Kimai-Integration) und individuelle Automatisierungen auf Anfrage erhältlich. Sprechen Sie uns an — wir erstellen Ihnen ein passendes Angebot.
Unverbindliches Angebot anfordern[ 05 ] Häufige Fragen In zwei Minuten beantwortet
FAQWas Bauleiter
Was Bauleiter
uns oft fragen.
Wenn Ihre Frage hier nicht steht — einfach melden. Wir antworten direkt und ohne Umwege.
01Müssen meine Leute eine neue App lernen?+
MIA ist bewusst nah am Bekannten gebaut: Der Chat fühlt sich an wie WhatsApp, der Kalender wie Outlook, die Fotoansicht wie das Handy-Album. Für Polier und Bauleiter installieren wir die Nextcloud-App (iOS & Android) — sie sind in 20 Minuten arbeitsfähig.
02Was ist Nextcloud — und warum baut MIA darauf?+
Nextcloud ist die führende selbst-gehostete Collaboration-Plattform aus Deutschland, eingesetzt unter anderem von Bundesbehörden und dem Bundeswehr-IT-Zentrum. Sie ist offen, geprüft, und macht Sie unabhängig von Microsoft 365 oder Google Workspace. MIA fügt das hinzu, was Unternehmen im Baugewerbe brauchen — Workflows, Bautagebuch, Auto-Sortierung — und Linos-IT kümmert sich um Betrieb, Updates und Support.
03Funktioniert MIA mit unserem Outlook-Kalender?+
Ja. Der Projektkalender synchronisiert sich auf den nativen iPhone-Kalender, auf Android via DAVx⁵ und auf Outlook am PC. Termine, die jemand im Projekt eingibt, erscheinen innerhalb von Sekunden bei allen anderen.
04Können wir MIA auch ohne Internet vor Ort nutzen?+
Ja. Die Mobil-App arbeitet offline: Fotos und Notizen werden lokal gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald wieder Empfang da ist. Funkloch ist kein Argument mehr.
05Wie binden wir Subunternehmer und Architekten ein?+
Per Link — ohne Account. Subunternehmer bekommen einen File-Drop-Link zum Hochladen (sehen aber nicht, was schon im Ordner liegt). Architekten erhalten Lesezugriff auf 01_Pläne mit Passwort und Ablaufdatum. Videokonferenzen mit dem Bauherrn laufen ebenfalls per Link, direkt im Browser, ohne Software-Installation.
06Was passiert mit unseren Daten, wenn wir kündigen?+
Sie bekommen Ihre kompletten Daten als strukturierten Export — Bautagebücher als PDF, Fotos als ZIP, Stammdaten als CSV. Keine Datei bleibt bei uns. Garantiert vertraglich.
07Wir haben schon ein ERP / eine Bausoftware. Ersetzt MIA das?+
Nein. MIA ersetzt nicht Ihre Kalkulations- oder ERP-Software, sondern füllt die Lücke im Projektalltag — Kommunikation, Fotodokumentation, Bautagebuch, mobile Pläne. Schnittstellen zu gängigen Bau-ERPs richten wir auf Anfrage ein.
08Kann MIA auch Arbeitszeiten erfassen?+
Ja — mit der optionalen Kimai-Integration. Mitarbeiter ziehen eine Aufgabenkarte in die Spalte „⏱ Zeiterfassung läuft" — MIA startet die Zeitmessung automatisch, ohne zweites Login. Projekte werden automatisch in Kimai angelegt, Mitarbeiter täglich synchronisiert. Auswertungen, Berichte und Excel-Export für die Lohnabrechnung sind direkt in Kimai abrufbar.
09Was ist die Kolonnenerfassung?+
Für Poliere: Statt jeder Mitarbeiter einzeln, zieht der Polier eine Karte — und die Zeiterfassung startet für den gesamten Trupp gleichzeitig. Karte zurückziehen: alle Zeiten gestoppt, jeder Mitarbeiter bekommt eine Bestätigung im Chat. Ein Board pro Projekt, vorbereitete Tätigkeitskarten (Betonarbeiten, Erdarbeiten, Mauerwerk …).
10Kann ich Aufgaben einzelnen Mitarbeitern zuweisen — und sehen, was noch offen ist?+
Ja. Jede Aufgabe bekommt einen Verantwortlichen, ein Fälligkeitsdatum und optional eine Priorität. Der Betreffende erhält sofort eine Benachrichtigung im Chat — kein separates E-Mail-System, keine zweite App. Das Kanban-Board zeigt auf einen Blick, was offen, was in Arbeit und was erledigt ist. Das Gantt-Diagramm zeigt alle Aufgaben auf der Zeitachse — hilfreich besonders bei längeren Bauvorhaben mit mehreren parallelen Gewerken.
11Können Abläufe automatisiert werden — und wie aufwendig ist das?+
Ja — und genau das ist ein Kernversprechen von MIA. Typische Beispiele: automatische Wochenberichte, Erinnerungen vor Betonagen, Benachrichtigungen bei Foto-Uploads, sofortige Zugänge für neue Mitarbeiter. Wir richten die Automatisierungen bei der Einrichtung gemeinsam mit Ihnen ein — Sie müssen weder programmieren noch eine neue Software lernen. Wenn sich Ihre Abläufe irgendwann ändern, passen wir die Automatisierungen an. Das ist im Support enthalten.
▶ MIA passt sich an Ihr Unternehmen an — nicht umgekehrt.Fragen?
Fragen?
Sprechen Sie uns an.
Wir beantworten Ihre Fragen direkt und ehrlich — kein Vertriebsdruck, keine Terminketten.